Så planerar ni en konferens – checklista steg för steg
Från syfte och datum till offertjämförelse och uppföljning: en checklista för att boka konferens utan att missa det som brukar glömmas.
En konferens som känns enkel för deltagarna är nästan alltid väl planerad. Det mesta som går fel – fel storlek på rummet, teknik som inte fungerar, specialkost som glömts – går att undvika med några beslut i rätt ordning. Här är en checklista från första idé till uppföljning.
1. Bestäm vad konferensen ska leda till
Börja med syftet: ska ni fatta ett beslut, ta fram en plan, utbilda eller stärka gruppen? Syftet avgör allt annat – hur lång dagen är, vilken typ av rum ni behöver och om ni ska stanna över natten. Skriv ner det i en mening och låt det styra resten.
2. Välj format
- Dagkonferens: 6–8 timmar med lunch och fika, utan övernattning. Se lokaler för dagkonferens.
- Konferens med övernattning: när kvällen och dag två ska vara en del av programmet. Se konferenshotell.
- Styrelsemöte: ett avskilt rum för en mindre grupp. Se styrelserum och mötesrum.
- Kick-off: program, aktivitet och fest. Se kick-off och teambuilding.
- Event: mingel och scen för många gäster. Se eventlokaler.
3. Datum, antal och budget
Bestäm ett eller flera möjliga datum – ju fler alternativ, desto fler lokaler kan svara ja. Uppskatta antalet deltagare och om det kan bli fler eller färre. Sätt en ram för budgeten per deltagare, och bestäm vad den ska täcka: lokal, mat, teknik, övernattning och resor. Se också Konferens till lägre kostnad för hur ni kan hålla nere kostnaden.
4. Välj plats
Var bor och arbetar deltagarna? En lokal nära centralstationen är enklast om de kommer från olika håll – läs Dagkonferens i centrala Stockholm. Ska ni bort från vardagen fungerar en anläggning utanför stan bättre, som konferens nära Stockholm eller i skärgården. Jämför konferenslokaler i Stockholm, i Göteborg och i Malmö.
5. Kraven på lokalen
- Möblering: biosittning för föredrag, skolsittning för utbildning, öar för grupparbete, ett långbord för styrelsemöte. Samma rum tar olika många beroende på möblering.
- Grupprum: behöver ni dela upp gruppen under dagen?
- Teknik: projektor eller skärm, mikrofon, ljud, wifi och möjlighet att koppla in egen dator. Fråga om det finns tekniker på plats.
- Dagsljus och luft: en heldag i ett rum utan fönster blir lång.
- Tillgänglighet: hiss, rullstolsanpassning och hörslinga om någon behöver det.
6. Mat och dryck
Bestäm vilka måltider som ska ingå – frukost, förmiddagsfika, lunch, eftermiddagsfika och middag – och samla in specialkost och allergier tidigt. Fråga om lunchen serveras i konferensrummet, i ett eget rum eller i restaurangen tillsammans med andra gäster.
7. Skicka förfrågan och jämför offerter
Skicka samma förfrågan till flera lokaler så att offerterna går att jämföra. Ange datum, antal, tider, möblering, teknik, måltider och om ni vill ha lokalen exklusivt. På Konferenser.se kan ni välja flera lokaler och skicka en kostnadsfri förfrågan till alla på en gång. När offerterna kommer, jämför:
- Vad som ingår – lokalhyra, teknik, måltider och personal.
- Om priset är per person eller per dag, och om moms ingår.
- Avbokningsvillkor och när slutligt antal deltagare måste vara klart.
- Vad som händer om ni blir fler eller färre än beräknat.
8. Inbjudan och deltagarinformation
När lokalen är bokad: skicka inbjudan med datum, tider, adress, hur man tar sig dit och vad som ingår. Be om svar senast vid ett visst datum, och fråga samtidigt om specialkost och eventuella behov av anpassning. Ska ni bjuda in externa gäster gäller andra regler för avdrag och moms än för personalen – se Skatteverket om moms vid representation.
9. Veckan före
- Bekräfta slutligt antal deltagare och specialkost med lokalen.
- Skicka program och presentationer i förväg till dem som håller i passen.
- Kontrollera att tekniken fungerar med de datorer som ska användas.
- Skicka en påminnelse till deltagarna med adress och tider.
10. Efteråt
Skicka en kort enkät dagen efter medan minnet är färskt, och dela besluten och nästa steg med alla. Notera vad som fungerade med lokalen – det gör nästa konferens enklare att planera.
Vanliga frågor
Hur långt i förväg ska man boka en konferens?
Så tidigt som möjligt, särskilt för stora grupper och populära datum. Lokaler som tar flera hundra personer är få, och vardagar under hösten och våren bokas tidigt. Har ni flera möjliga datum ökar chansen att hitta en ledig lokal.
Vad ska en förfrågan till en konferenslokal innehålla?
Datum, antal deltagare, start- och sluttid, möblering, teknik, vilka måltider som ska ingå, specialkost och om ni vill ha lokalen exklusivt eller behöver övernattning.
Kostar det något att skicka förfrågan via Konferenser.se?
Nej. Ni väljer de lokaler ni är intresserade av och skickar en kostnadsfri förfrågan. Vi återkommer inom 24 timmar med tillgänglighet och offerter.
Börja jämföra bland alla konferenslokaler eller läs fler guider på bloggen.