Konferens till lägre kostnad – så håller ni budgeten
Rätt datum, rätt storlek på rummet och en lokal där tekniken redan finns: konkreta sätt att få ut mer av konferensbudgeten.
En billigare konferens behöver inte bli en sämre konferens. Det mesta av besparingen ligger i några beslut som fattas tidigt: när ni åker, hur stort rum ni behöver, vad som redan finns på plats och hur ni tar er dit. Här är de sätt som brukar göra störst skillnad.
1. Var flexibla med datum
Samma lokal kan ha helt olika tillgänglighet och villkor beroende på veckodag och säsong. Ange gärna flera möjliga datum i förfrågan och fråga om det finns dagar som är mindre efterfrågade. Ju fler alternativ ni ger, desto större chans att få ett bra erbjudande.
2. Välj rätt format
Behöver ni verkligen övernatta? En väl planerad dagkonferens ger ofta samma resultat för en mindre grupp, utan hotellrum och middag. Spara övernattningen till tillfällen där kvällen och dag två verkligen behövs – strategidagar eller kick-offer där relationerna är poängen.
3. Boka ett rum i rätt storlek
Ett för stort rum kostar mer och känns tomt. Ange antal och möblering så exakt ni kan. Hotel C i Stockholm har elva mötesrum för 10 till 100 personer och Nordic Light Hotel 15 rum från 7 personer – hotell med många rum gör det lättare att hitta ett som passar gruppen exakt.
4. Välj en lokal där tekniken redan finns
Att hyra in projektor, ljud och mikrofoner kostar. Flera lokaler på Konferenser.se har teknik på plats, bland andra:
- Drottninghof – projektor, mikrofon och ljudanläggning i båda chambres.
- Hotel Kung Carl – projektor/AV-utrustning i samtliga lokaler.
- Hotel C – projektor eller 65-tums skärm i mötesrummen.
- Usine – projektor/AV-utrustning, scen och DJ/musikutrustning.
- Strawberry Arena – projektor/AV-utrustning i de privata matsalarna.
- Restaurang Örlogskapellet i Göteborg – projektor/AV-utrustning, scen och WiFi.
5. Tänk på resan
Resor kan bli en stor del av kostnaden. En lokal nära centralstationen gör att alla kan åka kollektivt, medan en anläggning långt ut kan kräva hyrd buss. Läs Dagkonferens i centrala Stockholm för lokaler vid Centralen. Väljer ni en plats utanför stan, räkna med resan i budgeten redan från början.
6. Lägg mötet och middagen på samma ställe
Att flytta gruppen mellan konferens och middag kostar både tid och transport. En restaurang med privat matsal låter er ha mötet på dagen och middagen på kvällen i samma hus – som Vau de Ville vid Norrmalmstorg, där övervåningen tar 50 personer, eller Vessel i Limhamn. Fler privata rum finns i Styrelsemöte i Stockholm.
7. Jämför flera offerter
Skicka samma förfrågan till tre eller fyra lokaler och jämför vad som faktiskt ingår. En offert som ser dyrare ut kan inkludera teknik, fika och lokalhyra som en annan tar betalt för separat. Fråga också om priset är per person eller per dag och om moms ingår – företagspriser anges ofta exklusive moms.
8. Läs avbokningsvillkoren
Det som kostar mest är ofta det som inte blev av. Kontrollera när slutligt antal deltagare måste anges och vad som gäller om ni blir färre. Ett generöst villkor för att justera antalet kan vara värt mer än en lägre grundkostnad.
Vanliga frågor
Hur gör man en konferens billigare?
Var flexibla med datum, välj dagkonferens om ni inte behöver övernatta, boka ett rum i rätt storlek, välj en lokal där tekniken redan finns, ha möte och middag på samma ställe och jämför offerter från flera lokaler.
Är det billigare med konferens på en restaurang?
Det beror på upplägget. En restaurang med privat matsal kan vara ett bra alternativ för mindre grupper, eftersom mötet och middagen kan hållas i samma hus. Jämför vad som ingår i offerterna.
Ingår moms i priset?
Priser till företag anges ofta exklusive moms. Kontrollera alltid vad som gäller i varje offert så att ni jämför på samma sätt.
Se fler råd i Så planerar ni en konferens – checklista steg för steg, eller jämför alla konferenslokaler och skicka en kostnadsfri förfrågan.